Załącznik  do zarządzenia Dyrektora Szkoły

nr 8/2024 z dnia 2.10.2024r.

w sprawie wprowadzenia Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych

 

 

 

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ  WEWNĘTRZNYCH

w Szkole Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu

 

 

 

 

 

 

 

 

Przecław 2024r.

 

 

 

 

Rozdział I. Postanowienia ogólne:

 

§ 1

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w Szkole Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu ustala się procedurę zgłoszeń wewnętrznych, określającą wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

 

§ 2

Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach przeprowadzonych z zakładową organizacja związkową.

 

§ 3

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Szkole Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu poprzez:

1)  wysłanie pracownikom poprzez służbową pocztę email oraz

3) umieszczenie na stronie internetowej Szkoły Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele
w Przecławiu.

§ 4

1. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Szkole Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
2. Pracownicy oraz inne osoby wykonujące pracę na rzecz Szkoły Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu potwierdzają w formie pisemnej zapoznanie z niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

 

§ 5

Ustanawiając procedurę zgłoszeń wewnętrznych w Szkole Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu zapewnia się bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez podmiot wewnętrzny, upoważniony do przyjmowania zgłoszeń oraz dokonywania działań następczych.

 

§ 6

1. Ilekroć w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zwanej dalej „Procedurą”, jest mowa o:

1) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele
w Przecławiu

2) Pracodawcy – należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu

3) Komisji ds. Naruszeń – należy przez to rozumieć Komisję powołaną Zarządzeniem Dyrektora 8/2024 z dnia 2.10.2024r. na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, do której zadań należy w szczególności przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz ich weryfikacja, kontaktowanie się z sygnalistą oraz podejmowanie działań następczych;

4) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Komisję ds. Naruszeń w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

5) działaniu odwetowym –- należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście

6) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

7) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

8) informacji na temat naruszeń – należy przez to rozumieć dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;

9) naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,

10) osobie dokonującej zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

11) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną  lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się  naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

12) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

13) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może  doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;

14) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć  zgłoszenie, przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w wewnątrz podmiotu prawnego/pracodawcy, gdzie osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;

15) zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.

16) sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą wskazaną w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

Rozdział II. Przedmiot zgłoszenia

 

§ 7

1. W ramach niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa określone w ust. 2 niniejszego paragrafu.
2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

 

Rozdział III. Sygnalista

§ 8

1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Sygnalista podlega odpowiedzialności karnej, określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

 

Rozdział IV. Zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

 

§ 9

1. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz komunikowania się z sygnalistą , a także do przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenia, osób, których dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych  upoważnieni są wyłącznie wyznaczeni zarządzeniem Dyrektora pracownicy Komisji ds. Naruszeń, którzy posiadają stosowne pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

2. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

3. Zasady ochrony danych sygnalisty oraz innych osób których dane są przetwarzane w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia i podejmowaniem działań następczych stanowią załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

4. Dyrektor zapewnia zasoby niezbędne do realizacji zadań wynikających z Procedury oraz aktywnie uczestniczy w realizacji Procedury, w szczególności poprzez:

1) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom;

2) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu naruszeniom; 

3) zapewnienie zasobów: finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom

5. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania naruszeniom, w szczególności poprzez:

1) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników;

2) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

6. Komisja ds. Naruszeń realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeń, w szczególności poprzez:

1) przyjmowanie zgłoszeń,

2) weryfikacja zgłoszeń,

3) komunikację z osobą dokonującą zgłoszenia, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,

4) podejmowanie działań następczych mających na celu zapobieganie naruszeniom i naprawę następstw będących skutkami naruszeń;

5) opiniowanie i doradzanie w zakresie działań naprawczych możliwych do podjęcia przez podmiot prawny/pracodawcę;

6) prowadzenie Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych;

7) w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów ekspertów lub specjalistów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;

8) zapewnienie poufności i ochrona tożsamości osób  dokonujących zgłoszenia oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub występujących w toku podejmowanych działań następczych,

7. Pracownicy Szkoły Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu, w szczególności:

1) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;

2) informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;

3) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone naruszenia;

4) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;

 

§ 10

1. Jedynym kanałem zgłoszeń wewnętrznych jest zgłoszenie dokonane za pomocą dedykowanego formularza online, którego link będzie zamieszczony na stronie internetowej Szkoły Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu (www.spprzeclaw.edupage.pl) oraz BIP.

2.       W Szkole Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu tworzy się poufny kanał zgłoszeń poprzez  link zamieszczony na stronie internetowej Szkoły oraz BIP  odsyłający do dedykowanego rozwiązania technicznego zabezpieczonego przed dostępem osób innych, niż wskazane w § 9 ust. 1;

 

5. Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenie, pozostawia się bez rozpatrzenia. Pracodawca nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych w ramach niniejszej Procedury. 

6. Ze zgłoszenia pracownik, członek Komisji ds. Naruszeń,  sporządza protokół przyjęcia zgłoszenia.

 

§ 11

1. Zgłoszenie o naruszeniu powinno zawierać w szczególności:

1) dane osoby zgłaszającej, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis naruszenia oraz jego datę,

5) wskazanie dowodów lub/i świadków o ile występują.

2. Zgłoszenie winno być złożone na formularzu on-line, zamieszczonym pod linkiem na stronie internetowej szkoły.

 

§ 12

1. Osoba upoważniona ( członek Komisji ds. Naruszeń) do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 13

 

1. Członek Komisji ds. Naruszeń, który przyjął zgłoszenie, w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia po wstępnej weryfikacji zgłoszenia, chyba że osoba składająca zgłoszenie nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. Członkowie Komisji ds. Naruszeń dokonują szczegółowej weryfikacji zgłoszenia, a następnie decydują o dalszych działaniach następczych.

 

Rozdział V. Działania następcze

§ 14

 

1. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki i z należytą starannością.

2. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:                   

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się właściwe organy ścigania;

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

3.  Osobie zgłaszającej naruszenie przekazywana jest informacja zwrotna dotycząca podjętych działań następczych.

4. Maksymalny termin na przekazanie osobie zgłaszającej naruszenie informacji zwrotnej, nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1 - 3 miesięcy od upływu 7 dni  od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

5. Osoby upoważnione do podejmowania działań następczych są zobowiązani wyjaśnić sprawę oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac, zawierający wnioski, rekomendacje, działania następcze i uzasadnienie tych działań.

1. Protokół należy sporządzić w takim czasie aby zapewnić terminowe udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście. 
2. Po sporządzeniu protokołu, podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych udziela informacji zwrotnej sygnaliście.
3. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

 

 

 

 

 

 

 

Rozdział VI. Przepisy końcowe

 

§ 15

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.
2. Zmiany niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej utworzenie.

 

§ 18

Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od podania do wiadomości osób wykonujących pracę. 

 

§ 19

 

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób udzielających pomocy w dokonaniu zgłoszenia. Pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników Szkoły Podstawowej im. Walerii Szalay-Groele w Przecławiu.

2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1, pracodawca w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu,

2) monitoruje sytuację kadrową osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby udzielającej pomocy w dokonaniu zgłoszenia.

3. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby udzielającej pomocy w dokonaniu zgłoszenia Pracodawca podejmuje czynności celem zatrzymania tych działań.

 

§ 20

1.Z chwilą wejścia przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, każdemu przysługuje prawo dokonania zgłoszenia zewnętrznego o właściwych organów, bez konieczności dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych obowiązują od 25 grudnia 2024r.

2. Organem centralnym przyjmującym zgłoszenia zewnętrzne jest Rzecznik Praw Obywatelskich

 

 

§ 21

1. Pracodawca zapoznaje pracownika oraz osoby zatrudnione z treścią niniejszej Procedury  przed dopuszczeniem go do pracy.
2. Pracownik potwierdza zapoznanie się z niniejszą Procedurą podpisując stosowne Oświadczenie.

 

§ 22

Przepisy Procedury podlegają przeglądowi i weryfikacji nie rzadziej niż raz na trzy lata.